Phần mềm ERP là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp đứng đầu về hiệu quả của thế giới. Vậy phần mềm quản lý ERP là gì? Phần mềm này có vai trò, lợi ích gì với doanh nghiệp? Hãy cùng ERPToancau đi tìm câu trả lời.
Khái niệm ERP: Phần mềm ERP (Enterprise resource planning software), viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm hỗ trợ quá trình quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả thông tin, dữ liệu của các phòng ban vào cùng một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp, khá linh hoạt để sử dụng. Bạn có thể hình dùng ERP giống như một hệ thống phần mềm khổng lồ, giải quyết được các vấn đề về nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho, mua hàng, bán hàng và nhiều thứ khác.
2. Lịch sử hình thành ERP
Lịch sử ra đời của ERP
Trong những năm 1960, J.I. Case - một nhà sản xuất máy kéo và máy xây dựng đã phối hợp với IBM để phát triển hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) đầu tiên, đánh dấu sự ra đời của ERP. Tuy việc xây dựng hệ thống MRP ban đầu tốn kém và đòi hỏi một nhóm chuyên gia để duy trì và chiếm nhiều không gian, nhưng các hệ thống MRP này đã giúp các nhà sản xuất quản lý việc thu mua nguyên liệu thô và giao sản phẩm đến nhà máy để lập kế hoạch sản xuất tốt hơn.
Mặc dù công nghệ này đã đạt được sức hút vào những năm 1970, nhưng vẫn bị giới hạn ở các công ty lớn có ngân sách và nguồn lực để phát triển nội bộ. Đến cuối cùng, những công ty phần mềm lớn như Oracle và JD Edwards đã đặt mục tiêu để phát triển phần mềm ERP để có thể tiếp cận được với nhiều doanh nghiệp hơn. Điều này đã giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý tài nguyên và nâng cao hiệu quả kinh doanh của họ.
Lịch sử phát triển của ERP
Vào năm 1990, công ty nghiên cứu Gartner đã giới thiệu về ERP khi đưa ra thuật ngữ "hoạch định nguồn lực doanh nghiệp". Nhằm thể hiện sự sử dụng công nghệ trong việc tăng cường hiệu quả toàn diện của các doanh nghiệp, không chỉ trong lĩnh vực sản xuất. Một trong những tiêu biểu của sự phát triển này là hệ thống ERP, với đặc điểm là một cơ sở dữ liệu thống nhất cho toàn bộ thông tin của công ty. Hệ thống ERP cung cấp các chức năng kinh doanh khác nhau, bao gồm kế toán, bán hàng, kỹ thuật và nhân sự, để đảm bảo sự chính xác và đáng tin cậy cho tất cả nhân viên.
Trong những năm 1960, J.I. Case - một nhà sản xuất máy kéo và máy xây dựng đã phối hợp với IBM để phát triển hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) đầu tiên, đánh dấu sự ra đời của ERP. Tuy việc xây dựng hệ thống MRP ban đầu tốn kém và đòi hỏi một nhóm chuyên gia để duy trì và chiếm nhiều không gian, nhưng các hệ thống MRP này đã giúp các nhà sản xuất quản lý việc thu mua nguyên liệu thô và giao sản phẩm đến nhà máy để lập kế hoạch sản xuất tốt hơn.
Mặc dù công nghệ này đã đạt được sức hút vào những năm 1970, nhưng vẫn bị giới hạn ở các công ty lớn có ngân sách và nguồn lực để phát triển nội bộ. Đến cuối cùng, những công ty phần mềm lớn như Oracle và JD Edwards đã đặt mục tiêu để phát triển phần mềm ERP để có thể tiếp cận được với nhiều doanh nghiệp hơn. Điều này đã giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý tài nguyên và nâng cao hiệu quả kinh doanh của họ.
Lịch sử phát triển của ERP
Vào năm 1990, công ty nghiên cứu Gartner đã giới thiệu về ERP khi đưa ra thuật ngữ "hoạch định nguồn lực doanh nghiệp". Nhằm thể hiện sự sử dụng công nghệ trong việc tăng cường hiệu quả toàn diện của các doanh nghiệp, không chỉ trong lĩnh vực sản xuất. Một trong những tiêu biểu của sự phát triển này là hệ thống ERP, với đặc điểm là một cơ sở dữ liệu thống nhất cho toàn bộ thông tin của công ty. Hệ thống ERP cung cấp các chức năng kinh doanh khác nhau, bao gồm kế toán, bán hàng, kỹ thuật và nhân sự, để đảm bảo sự chính xác và đáng tin cậy cho tất cả nhân viên.
Trong những năm 90, hệ thống ERP tiếp tục được phát triển và tiến bộ đáng kể khi ERP đám mây được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1998 bởi NetSuite. ERP đám mây cho phép các doanh nghiệp truy cập vào dữ liệu kinh doanh quan trọng thông qua mạng internet từ bất kỳ thiết bị nào, giảm thiểu nhu cầu sử dụng phần cứng và nhân viên CNTT, dẫn đến việc triển khai dễ dàng hơn và giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiếp cận với các giải pháp tương tự như các đối tác lớn hơn của họ.
Năm 2000, Gartner đã đưa ra ý tưởng về ERP II để chỉ các hệ thống hỗ trợ internet có thể lấy dữ liệu từ các nguồn khác nhau, bao gồm các ứng dụng văn phòng như quản lý quan hệ khách hàng, thương mại điện tử, tự động hóa tiếp thị, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý nguồn nhân lực. Đây là một bước tiến đáng kể giúp tận dụng các cơ hội để cải tiến và giải quyết các vấn đề trong hệ thống ERP.
Ngày nay, các phần mềm ERP hàng đầu có khả năng tạo ra kho thông tin khổng lồ và cung cấp các báo cáo giúp nâng cao hiệu suất của toàn bộ doanh nghiệp, từ bán hàng và tiếp thị đến phát triển sản phẩm và hoạt động nhân sự.
3. Phần mềm quản lý ERP mang đến lợi ích gì cho các doanh nghiệp
Tổng quan về ERP chính là trợ thủ đắc lực cho những doanh nghiệp mong muốn gia tăng đơn hàng, kiểm soát khách hàng, hiệu quả sản xuất, lượng hàng tồn kho,…. Dưới đây là một số lợi ích của hệ thống ERP:
Kiểm soát thông tin khách hàng: thông tin khách hàng sẽ được chia sẻ cho các phòng ban cần đến chúng như phòng chăm sóc khách hàng, bán hàng, kế toán,… Một giám đốc cấp cao ngồi tại văn phòng có thể kiểm soát được tất cả các thông tin của khách hàng theo thời gian thực, biết được khách hàng đã mua bao nhiêu hàng, chi bao nhiêu tiền và mua tại hệ thống cửa hàng nào của doanh nghiệp.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP với những tính năng hỗ trợ, có thể giúp giảm thiểu các công việc thủ công bằng các công đoạn tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình. Tự động hóa của ERP được ứng dụng hiệu quả nhất đối với quy trình sản xuất, đóng gói, quản lý đầu ra.
Việc này giúp doanh nghiệp có thể cải thiện được quá trình sản xuất, tiết kiệm thời gian sản phẩm đến tay người tiêu dùng, giảm chi phí nhân công, chi phí lưu kho.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi chất lượng sản phẩm, đồng thời giúp doanh nghiệp lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Với phần mềm quản lý ERP, doanh nghiệp có thể nắm được toàn bộ khối lượng công việc mà các thành viên trong dự án đang làm, từ đó có thể tự động gán các thành viên có khả năng vào những công việc phù hợp nhất.
Kiểm soát thông tin tài chính: phần mềm ERP sẽ tự động tổng hợp thông tin từ các bộ phận, phòng ban theo đúng yêu cầu của kế toán, đảm bảo dữ liệu chính xác, hạn chế sai số. ERP cũng có thể hỗ trợ tạo ra các báo cáo tài chính theo chuẩn quốc tế.
Kiểm soát lượng tồn kho: Với phần mềm ERP, bạn sẽ luôn nắm được tình hình tồn kho, vị trí, số lượng cửa hàng. Việc này giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định, lên kế hoạch, nhập liệu hoặc đề xuất các phương án bổ sung để đẩy hàng tồn kho lâu ngày ra khỏi kho. Nhờ ERP, thời gian làm việc sẽ giảm đi, nhân sự cần ít hơn, nhưng hiệu suất và tốc độ làm việc của mỗi nhân viên lại gia tăng.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: thông qua phần mềm quản lý ERP, giờ làm việc, giờ về, khối lượng đầu việc của mỗi cá nhân được kiểm soát hiệu quả,dù cá nhân đó làm việc ở bộ phận nào. Việc này sẽ hỗ trợ người quản lý đánh giá năng lực nhân viên, thưởng phạt công minh, trả lương đúng thời hạn.
4. Các loại phần mềm ERP
Các phần mềm ERP có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là một số phân loại phổ biến của phần mềm ERP:
Dựa trên quy mô
Phần mềm ERP cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa với quy mô hoạt động nhỏ hơn và nhu cầu quản lý đơn giản hơn.
Phần mềm ERP cho Doanh nghiệp lớn: Dành cho các doanh nghiệp lớn có quy mô hoạt động lớn, yêu cầu phức tạp và tích hợp nhiều hệ thống và quy trình.
Dựa theo ngành nghề
Phần mềm ERP chuyên ngành: Cung cấp các giải pháp ERP tùy chỉnh cho các ngành công nghiệp cụ thể như sản xuất, bán lẻ, dịch vụ tài chính, y tế, du lịch, v.v.
Phần mềm ERP ngang ngành: Phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau mà không yêu cầu tính chuyên ngành cao.
Dựa theo chức năng riêng
Tài chính: Tập trung vào quản lý tài chính, kế toán, kiểm soát ngân sách và báo cáo tài chính.
Chuỗi cung ứng: Quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, từ nguồn cung cấp đến sản xuất, lưu trữ, phân phối và vận chuyển.
Quản lý khách hàng (CRM): Tập trung vào quản lý thông tin khách hàng, quan hệ khách hàng và kinh doanh.
Quản lý nguồn nhân lực (HRM): Quản lý thông tin nhân viên, quy trình tuyển dụng, quản lý lương và chế độ phúc lợi.
Dựa theo nền tảng
Phần mềm Cloud ERP: Cung cấp dịch vụ ERP qua internet, cho phép truy cập từ xa và linh hoạt hơn.
Phần mềm On-premise ERP: Là một mô hình truyền thống, trong đó phần mềm được triển khai và cài đặt tại chỗ. Doanh nghiệp hoàn toàn kiểm soát quá trình này. Bạn có thể cài đặt phần mềm tại bất kỳ vị trí nào trong trung tâm dữ liệu của mình. Trách nhiệm cài đặt phần mềm và bảo trì phần cứng được đảm nhận bởi nhân viên của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Nếu như trước đây, phần mềm quản lý ERP truyền thống (được triển khai tại chính server của doanh nghiệp) được ưa chuộng hơn thì giờ đây, với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, Cloud ERP (ERP được lưu trữ trên đám mây) ngày càng được đưa vào sử dụng nhiều hơn bởi mức độ tiện lợi và tiết kiệm chi phí của chúng.
5. Khác biệt cơ bản của ERP so với nhiều phần mềm quản lý rời rạc
Điểm khác biệt cơ bản của phần mềm quản lý ERP so với nhiều phần mềm rời rạc là khả năng tích hợp. ERP là một hệ thống phần mềm duy nhất, các mô-đun của nó có chức năng tương tự các phần mềm rời rạc, nhưng chúng còn làm được nhiều hơn thế nhờ khả năng tích hợp. Trong hệ thống ERP, các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau giống như các bộ phận trên cùng một cơ thể người. Chính vì vậy, thông tin được chia sẻ ngay lập tức từ bộ phận này qua bộ phận khác, đảm bảo sự chính xác và nhanh chóng.
Các phần mềm rời rạc thường chỉ phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể và giống như một ốc đảo đối với phần mềm của các phòng ban khác. Việc lưu chuyển thông tin được thực hiện một cách thủ công với năng suất thấp, thiếu sự kiểm soát và dễ sai số. Với ERP, thông tin được luân chuyển dễ dàng theo quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Phần mềm quản lý ERP có thể tổng hợp thông tin từ nhiều phòng ban để đưa ra báo cáo tổng hợp chính xác nhất. Bằng cách này, năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin sẽ được gia tăng.
Trên đây là tổng quan về phần mềm ERP mà nhà lãnh đạo cần biết. Với kinh nghiệm triển khai thành công nhiều dự án ERP cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ERPToancau luôn sẵn sàng giúp đỡ, tư vấn và gỡ rối cho mọi khúc mắc của doanh nghiệp bạn liên quan đến triển khai phần mềm quản lý ERP hiệu quả.
Địa chỉ: 16/117 Nguyễn Sơn, P. Gia Thụy, Q. Long Biên, Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: +(084)943730142
Email: erptoancau@gmail.com
Website: https://erptoancau.com